Platnost dokumentů
Co je datum platnosti dokumentu?
Datum platnosti (expirace) je volitelný atribut každého nahraného dokumentu. Umožňuje sledovat dokumenty, které mají omezenou platnost v čase, například:
- Certifikáty revizních techniků (platnost typicky 5 let)
- Pojistné smlouvy (platnost 1 rok, obnovuje se každoročně)
- Průkazy způsobilosti (OSVČ, živnostenské listy)
- Licence dodavatelů (certifikace, atesty)
- Technická osvědčení zařízení
Jak nastavit datum platnosti při nahrávání
- Přejděte na záložku Dokumenty u záznamu revize nebo zařízení
- Klikněte na + Nahrát dokument
- Vyberte soubor
- V poli Platný do zadejte datum expirace
- Klikněte na Nahrát
Jak nastavit datum platnosti u existujícího dokumentu
- Přejděte na záložku Dokumenty u záznamu nebo zařízení
- Klikněte na ikonu tří teček (⋮) u dokumentu
- Zvolte Upravit
- Zadejte nebo změňte datum v poli Platný do
- Klikněte na Uložit
Vizuální indikátory platnosti
Dokumenty s nastaveným datem platnosti zobrazují barevné badges:
| Badge | Barva | Podmínka |
|---|---|---|
| Platný | Zelená | Platnost > 30 dní |
| Brzy vyprší | Žlutá | Platnost < 30 dní |
| Prošlý | Červená | Datum platnosti uplynulo |
Kde sledovat expirující dokumenty
Přehled všech dokumentů s blížící se nebo prošlou platností najdete:
- Přejděte do Dokumenty v levém menu
- Klikněte na filtr Platnost → Brzy vyprší nebo Prošlé
- Zobrazí se seznam dokumentů vyžadující obnovení
Upozornění na expirující dokumenty
Zodpovědná osoba přiřazená k danému zařízení dostane e-mailové upozornění, pokud dokument přiřazený k zařízení nebo záznamu brzy vyprší. Upozornění je odesláno 30 dní před expirací.
Kdy datum platnosti nastavovat
Praktické příklady použití
| Dokument | Doporučené nastavení platnosti |
|---|---|
| Revizní protokol elektroinstalace | Zpravidla nenastavovat (řídí plán revize) |
| Certifikát ISO revizní firmy | Nastavit datum expirace certifikátu |
| Pojistná smlouva nemovitosti | Nastavit datum konce pojistného roku |
| Průkaz OZO (odborně způsobilá osoba) | Nastavit datum platnosti průkazu |
| Živnostenský list dodavatele | Zpravidla trvalý — nestavovat |
| Záruční list zařízení | Nastavit konec záruční doby |