Zodpovědná osoba

Co je zodpovědná osoba?

Zodpovědná osoba je uživatel v reviziOR, který je přiřazen k plánu revize a dostává veškerá e-mailová upozornění týkající se termínu dané revize. Je to osoba, která:

• Dostává e-mail 90, 30 a 7 dní před termínem revize
• Dostává upozornění v den, kdy revize přejde do stavu „Po termínu”
• Odpovídá za to, že revize bude objednána a provedena

Zodpovědná osoba nemusí být přímo revizní technik — může to být vedoucí provozu, facility manažer nebo asistentka, která koordinuje objednání externího technika.

---

Jak přiřadit zodpovědnou osobu

A) Při vytváření nového plánu revize:

1. Přejděte do detailu zařízení → záložka Plány revizí
2. Klikněte na + Přidat plán
3. V poli Zodpovědná osoba vyberte uživatele ze seznamu
4. Dokončete formulář a klikněte na Uložit

B) Úpravou existujícího plánu:

1. V detailu zařízení přejděte na záložku Plány revizí
2. Klikněte na ikonu tří teček (⋮) u daného plánu
3. Zvolte Upravit
4. Změňte pole Zodpovědná osoba
5. Klikněte na Uložit

---

Kdo může být přiřazen

Jako zodpovědná osoba může být přiřazen pouze aktivní uživatel vaší organizace v reviziOR. Uživatel musí:

• Mít aktivní účet (přijatá pozvánka)
• Patřit do vaší organizace
• Mít jakoukoliv roli (Viewer, Manager, Admin, Owner)

Tip

Pro techniky a vedoucí provozu doporučujeme roli Manager — umožňuje zaznamenávat revize a nahrávat dokumenty, ale nemají přístup k nastavení organizace.

---

Co zodpovědná osoba dostává

Trigger	E-mail
90 dní před termínem	„Revize zařízení X je za 90 dní”
30 dní před termínem	„Revize zařízení X je za 30 dní”
7 dní před termínem	„Revize zařízení X je za 7 dní — urgentní”
Den po termínu	„Revize zařízení X je po termínu!”

E-mail obsahuje: název zařízení, typ revize, datum termínu a přímý odkaz na plán v aplikaci.

---

Co se stane, když není zodpovědná osoba přiřazena

Pokud plán revize nemá přiřazenou zodpovědnou osobu:

• Žádný e-mail se neodesílá — nikdo není upozorněn na blížící se termín
• V dashboardu se zobrazí varování o plánech bez zodpovědné osoby
• Plán může přejít do stavu „Po termínu” bez jakéhokoli upozornění

Upozornění

Pravidelně kontrolujte v dashboardu sekci „Plány bez zodpovědné osoby”. Nechráněné plány jsou největším rizikem pro compliance.

---

Přiřazení při odchodu zaměstnance

Když zaměstnanec opustí společnost:

1. Nejprve přeřaďte jeho plány — přejděte do Nastavení → Uživatelé → zobrazte uživatele → sekce „Přiřazené plány”
2. Každému plánu přiřaďte novou zodpovědnou osobu
3. Teprve poté deaktivujte nebo odstraňte uživatele

Nebezpečí

Pokud deaktivujete uživatele bez předchozího přeřazení plánů, všechny jeho plány zůstanou bez zodpovědné osoby a přestanou generovat upozornění.

---

Sdílené plány — více zodpovědných osob

Každý plán revize může mít právě jednu zodpovědnou osobu. Pokud chcete upozorňovat více lidí, máte tyto možnosti:

1. Použijte skupinový e-mail jako zodpovědnou osobu — přidejte uživatele s adresou revize@vase-firma.cz, který je přidán jako uživatel do aplikace
2. Nastavte si e-mailové přeposílání v e-mailovém klientovi zodpovědné osoby
3. Týdenní souhrn (dostupný v Nastavení → Notifikace) posílá přehled vlastníkovi nebo adminovi nezávisle na zodpovědné osobě